תמונת מצב עדכנית של עסקים קטנים ובינוניים בישראל מגלה שורה ארוכה של קשיים. יחד עם זאת, יש כמה צעדים פשוטים שיכולים להבטיח התנהלות עסקית נכונה לאורך זמן
השלבים הראשונים לפתיחת עסק כוללים פתיחת תיק במס הכנסה, מע”מ והמוסד לביטוח לאומי. כל אדם או תאגיד שהתחיל בעיסוק המניב הכנסות פירותיות נדרש לפתוח תיק במס הכנסה, מיד עם תחילת הפעילות ולאחר הרישום במע”מ. מקום פתיחת התיק הוא אגף מס הכנסה באיזור שבו מתנהל העסק. את התיק פותחים באמצעות הודעה בכתב לפקיד שומה והגשת טופס פתיחת תיק עבור עצמאי, או לחילופין טופס פתיחת תיק עבור תאגיד.
עובד עצמאי בעסק בבעלות אישית או שותפות, שמוגדר בהתאם לחוק הוראות הביטוח הלאומי בהתאם לקריטריונים הקבועים בחוק, צריך גם לפתוח אצלם תיק. המוסד לביטוח לאומי מחייב בפתיחת תיק כל מי שעוסק במשלח ידו במשך 20 שעות בשבוע בממוצע לפחות, מי שהכנסתו החודשית עולה על 50% מהשכר הממוצע במשק או מי שעוסק במשלח ידו 12 שעות בשבוע והכנסתו עולה על 15% מהשכר הממוצע במשק.
בניגוד למה שנהוג לחשוב, פתיחת חשבון בנק עסקי היא לא פעולה מחויבת המציאות אלא אם מדובר בחברה. בעל עסק בהחלט צריך לדעת מה היתרונות והחסרונות של פתיחת חשבון כזה, אך אין צורך לעשות זאת כבר בחודשי הפעילות הראשונים. במידה ומחליטים לפתוח חשבון בנק עסקי, המסמכים שצריך להציג הם העתקים של תקנון החברה, תעודת רישום ואישור רואה חשבון.
כמות העסקים בישראל ותהליך קבלת רישיון
אחרי ההתנהלות מול המוסדות השונים ניתן לעבור לשלב המעשי של תהליך קבלת רישיון עסק. נכון לשנת 2011 היו רשומים בישראל מעל 493 אלף עסקים וכמחציתם עצמאיים שאינם מעסיקים שכירים. שליש מהעסקים עד היום מוגדרים בתור עסקים זעירים בגודל 1-4 מועסקים, כאשר עסקים קטנים ובינוניים עד גודל של 100 מועסקים מהווים 99.3% מהעסקים בישראל. זהו נתון מדהים המעיד על המעורבות של עסקים קטנים ובינוניים במשק. יתרה על כך, הממצא הזה גם מסביר מדוע הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים מקצרת את תהליכי קבלת הרישיון. אנשי המקצוע במשרד האוצר מבינים עד כמה חשוב לתמוך בעסקים קטנים ולא להטיל עליהם פרוצדורה בירוקרטית מסובכת.
מה שבעל עסק צריך לדעת על קבלת רישיון הוא שניתן לעשות את זה רק בצירוף מסמכים מסוימים. המסמכים הם תרשים סביבת העסק, מפה מצבית, תכנית עסק הנדסית ואישור תשלום אגרה. רישיון העסק תקף בכפוף לחתימת מבקש הרישיון על הצהרה לפיה לא נעשו שינויים ובתנאי שהוא משלם את האגרה. תוקף הרישיון עצמו מצוי בגוף הרישיון ונקבע על ידי חוק רישוי עסקים וצו רישוי עסקים בהתאם לעסק.
לאחר קבלת רישיון ורגע לפני שמתחילים ליצור רווחים, יש לרכוש ביטוח אחריות מקצועית ולקבל הגנה מפני נזקים ותביעות. הביטוח מכסה הוצאות הגנה משפטית לתביעות שהוגשו נגד העסק בגין נזק שנגרם לצד שלישי, לתביעות המוגשות נגד המבוטח ובחלק מהמקרים גם באופן רטרואקטיבי.
פרסום, הגדרת מטרות והשגת יעדים
ניהול שוטף של העסק לא פחות מסובך ותובעני מתהליך הפתיחה. אחרי שהעסק כבר פועל וצובר רווחים, יש לדאוג לפרסום בפלטפורמות הרלוונטיות. קיימים מגוון רחב של מכשירי פרסום אטרקטיביים. אפשר לחלק את התקציב החודשי בין פרסום ברדיו, בטלוויזיה ובאינטרנט. הסוד הוא לקבוע את מסגרת התקציב ולהגדיר מטרות בצורה מסודרת. כך אפשר לעקוב אחר היעדים ולבצע התאמות ושינויים תוך כדי תנועה.
סטגנציה היא האויב המר ביותר של עסקים קטנים ובינוניים בישראל. מעל 45% מהעסקים הקטנים מסיימים את פעילותם לאחר שנה אחת בלבד, כאשר בענפים רגישים כמו מזון ומשקאות הנתון מזנק ל-70%. זה מוכיח עד כמה קריטי לנהל את העסק עם אצבע על הדופק. אסור לקפוא על השמרים ולהתמכר להצלחות רגעיות. יש לבחון את ביצועי העסק לאורך זמן ולהשקיע בתכנית עסקית מסודרת, מקיפה ומקצועית ככל הניתן.
ניהול חשבונות באינטרנט או על ידי העסקת אנשי מקצוע
כל עסק זקוק לפתרונות ניהול חשבונות. שתי האפשרויות העיקריות הן ניהול חשבונות אונליין באמצעות אתרי אינטרנט ותוכנות ייעודיות, או העסקת אנשי מקצוע. היתרונות של ניהול חשבונות באינטרנט הם חיסכון בזמן, צמצום הוצאות, יעילות, מיידיות ושמירה על איכות הסביבה. החיסרון הוא שלא ניתן לקבל מענה מהיר להתאמות מס ייעודיות ויש צורך בתוספת תשלום כאשר העסק גדל.
העסקת אנשי מקצוע בתחום של הנהלת חשבונות יכולה להתאים לכל סוגי העסקים. ההמלצה בהקשר הזה היא לבדוק זכויות וחובות מול רשויות המס ולהשתמש בכלים שניתנים על ידי משרד האוצר והמשרד לביטוח לאומי. בנוסף, אפשר להתחיל עם ניהול חשבונות עצמאי באינטרנט ורק לאחר מכן להחליט האם יש צורך במעורבות של מנהל חשבונות. חשוב לזכור שהגשת דוח שנתי לדוגמא יכולה להתבצע על ידי מנהל חשבונות בלבד. גם הצהרת הון שנשלחת באופן שרירותי לבעלי עסקים ועצמאיים בישראל מותנית בחתימה של מנהל חשבונות.